企業の人事・採用担当者の中には、採用計画の立て方や採用計画書の書き方で悩んでいる人もいるでしょう。

この記事では、採用計画の必要性や戦略立案のプロセスを解説します。

採用計画書の作成に役立つテンプレートもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

採用計画とは

採用計画とは、採用活動のプロセスとゴールを示したもので、必要な人材や人数を明確にし、設定した期間内で採用するための戦略を立てることです。

採用活動は、募集活動・母集団形成、応募受付・書類選考、筆記試験・面接、内定者フォロー・クロージングといったフェーズで進行します。

このような実際の採用活動に先立って、事業計画に沿った具体性のある採用計画を立てることで、効率的な採用や採用後のミスマッチ防止に繋がります。

採用計画は必要？

新卒採用では、2020年度卒より経団連ではなく政府主導で就活ルールが決められるようになりました。

これにより経団連の指針の対象外であった外資系企業や中小企業だけでなく、経団連加盟企業までもが、就活ルールに縛られない採用活動を展開するようになり、優秀な人材を獲得すべく、採用活動の早期化が進んでいると言われています。

中途採用では、少子高齢化や労働人口減少といった要因により人材採用難が続いています。特に、DX推進に必要な専門性の高い人材は、採用ニーズの高まりから争奪戦が激化しています。

そのため、競合他社と差別化して、自社のニーズに合った人材を効率よく適切に採用するためにも、採用計画は必要であり、採用活動の成功には欠かせないものです。

採用計画を立てるための10のステップ

ここからは採用計画の立て方を、以下の10のステップでご説明します。

1. 自社の事業計画を確認する
2. 採用目的を明確にする
3. 採用競合を調査する
4. 採用課題を明確にする
5. 採用目標を設定する
6. 選考方法を決定する
7. 採用基準を設定する
8. 採用スケジュールを作成する
9. 採用メディアを決定する
10. 採用スケジュールのシミュレーションを行う

それぞれ詳しく説明します。

1. 自社の事業計画を確認する

必要な人材の人数やスキルレベルを把握し、採用活動の期間を設定するために、自社の経営方針と事業計画を確認しましょう。

事業計画で確認すべき主な項目は以下の4点です。

• 事業目標
• 売上予測
• 人員構成
• 重要なプロジェクト

2. 採用目的を明確にする

採用活動のゴールとなる目的や意義を明確にし、採用活動の方向性や優先順位を決定しましょう。採用目的の例として、以下のようなものが挙げられます。

• 新規事業の立ち上げに伴い人員を増強する
• 退職者が出たことによる人員不足を解消する
• 組織の競争力を強化する

関連記事：採用ペルソナとは？効果が出る設計方法も解説

3. 採用競合を調査する

採用競合とは、自社が求める人材を奪い合う他社であり、求職者が自社と同時に志望する企業群を指します。

採用競合を調査して、自社の強みや弱み、市場動向やニーズなどを把握し、採用競合との差別化を図ることが重要です。

採用競合の調査には、以下のような方法があります。

• 採用サイトなどで公開されている情報をチェックする
• 応募者を対象としたインタビューやアンケートを実施する

4. 採用課題を明確にする

採用課題とは、採用活動の成功を阻む問題点のことです。採用課題を明らかにして改善することで、採用活動の効率化に繋がります。

採用課題の例として、以下のようなものがあります。

• 応募者の人数や質の低下
• 選考フェーズでの辞退率の高さ
• 入社後の離職率やパフォーマンスの低下

関連記事：デザイナーの採用が難しい理由は？ 採用を成功させる6ステップを紹介

関連記事：デザイナーの採用コストはどのくらい？ 費用を削減する方法も4つ解説！

5. 採用目標を設定する

採用目標とは、採用活動のゴールを数値的な指標を用いて示したものです。採用目標を設定することで、採用活動における進捗や成果の管理、達成度の評価がしやすくなります。

採用目標は、主に以下のような項目を設定します。

• 応募者の人数
• 選考フェーズごとの通過率や辞退率
• 採用人数
• 採用率
• 採用にかかったコストや期間

採用目標を設定する際は、SMARTの法則を活用すると良いでしょう。

SMARTの法則とは、具体性・計測可能・達成可能・上位目標との関連性・明確な期限といった5つの要素に従って、達成可能で効果的な目標を設定する方法です。

詳しくは以下の記事でご紹介しているため、ぜひご覧ください。

関連記事：デザイナーの目標設定の仕方は？成長を促すためのポイントも

6. 選考方法を決定する

選考方法には、書類選考や面接のほか、Webテスト、グループディスカッション、プレゼンテーション、実技試験など、さまざまな方法があります。

選考方法を決定する際は、自社が求める人材像や職種、業務に必要なスキルなどに合わせて、応募者の能力や適性を評価するために最適な方法を検討しましょう。

関連記事：デザイナー面接の質問例やコツは？スキル以外にチェックすべき要素とは

7. 採用基準を設定する

学歴や職歴などの条件のほか、スキルや適性などの評価指標、選考フェーズごとの合格ラインを設定しましょう。

客観的で明確な採用基準を設定することは、採用活動の公平性や一貫性を担保するために欠かせません。

また、応募者に選考方法や採用基準を明らかにすると、透明性や信頼性を高めることにも繋がります。

関連記事：デザイナー採用基準のポイント7つ！ 採用基準の設定方法も解説

8. 採用スケジュールを作成する

自社の事業計画に合わせて、採用活動の開始から終了までに行う、採用広報活動や面接日程調整といった各種タスクやイベントのスケジュールを決めましょう。

採用スケジュールを作成することで、採用活動の効率や成果が上がります。

作成後は、採用活動の進捗や成果を定期的に確認して評価した際に、必要に応じて見直しましょう。

また、応募者や採用競合の動向によって柔軟に対応できるように、バッファを持たせることが重要です。

9. 採用メディアを決定する

採用メディアには、求人サイトやSNS、セミナーなど多種多様な媒体やチャネルがあります。

各メディアの特徴や効果を理解し、自社のターゲットに合わせて最適な採用メディアを選ぶことで、採用活動のコストパフォーマンスが向上します。

関連記事：デザイナーの採用媒体14選｜迷わないサービスの選び方も解説

関連記事：はじめてのデザイナー採用におすすめの方法は？ 失敗しないための5つのポイントも解説

10. 採用スケジュールのシミュレーションを行う

過去の採用実績や市場動向などを参考にして、採用スケジュールを実際に運用した場合に無理がないかを検証します。

リスクや課題を発見した場合はスケジュールを見直しましょう。

採用計画書の作成に役立つ無料テンプレート

厚生労働省「職業能力評価基準」のウェブ・コンテンツ制作業の活用ツールから、採用計画書の作成に役立つ無料テンプレートを、前章でご紹介したステップや目的と合わせて、以下の表にまとめました。

厚生労働省の活用ツールは職種やレベル別に複数用意されている場合もあるため、自社のニーズに合わせてダウンロードし、適宜カスタマイズして利用してください。

出典：厚生労働省「職業能力評価基準」

関連記事：採用計画に必要なフォーマットと計画立案のポイントを徹底解説

Excelのテンプレートの使い方

Excelの無料テンプレートのうち、採用計画に役立つ主なものを以下の表にまとめました。

Excelの無料テンプレートをダウンロードして利用する方法は以下の通りです。

1.Excelを起動し［ファイル］、［新規］の順にクリックすると、多種多様な既成のテンプレートを閲覧できます。

2.目的に合ったものを選択すると、テンプレートの説明とビューを示すダイアログ ボックスが表示されます。

3.［作成］をクリックすると、選んだテンプレートを適用した新規ファイルが作成されてカスタマイズできるようになります。

参考：無料の既成テンプレートをダウンロードする

PowerPointのテンプレートの使い方

Excelと同様にPowerPointを起動し［ファイル］、［新規］の順にクリックすると既成のテンプレートを閲覧できます。

また、「Office テンプレート」を検索することでも、採用計画書の作成に役立つ以下のようなPowerPointのテンプレートを見つけることができます。

テンプレートを適用したら、PowerPointのテーマを使用してスライドを自社に合ったカラーに変更すると、魅力的で統一感のあるコンテンツを簡単に作成できます。

PowerPointのプレゼンテーションのテーマを選択する方法は、以下の通りです。

1.スライドを開いて［デザイン］タブで、［テーマ］のサムネイルをクリックすると、スライドのデザインが変わります。

2.［バリエーション］で配色やフォントなどのデザイン要素を選んで調整します。

Googleスプレッドシートのテンプレートの使い方

Googleスプレッドシートの無料テンプレートのうち、採用計画に役立つ主なものは以下の通りです。

Googleスプレッドシートの無料テンプレートをダウンロードして利用する方法は以下の通りです。

1.Googleスプレッドシートを起動し、［テンプレートギャラリー］をクリックすると、既成のテンプレートを閲覧できます。

2.サムネイルをクリックすると、選んだテンプレートを適用した新規ファイルが作成されてカスタマイズできるようになります。

ファイルを社内で共有し、複数人で同時に閲覧や編集したいときは、Googleスプレッドシートの使用をおすすめします。

デザイナーを採用するならクロスデザイナーがおすすめ

本記事では、採用計画の必要性や戦略立案のプロセスを解説し、採用計画書の作成に役立つテンプレートもご紹介しました。

実際の採用活動に先立って、事業計画に沿った具体性のある採用計画を立てることで、効率的な採用や採用後のミスマッチ防止に繋がります。

しかし、採用計画を立案して採用活動を成功させるためには時間やコストがかかるため、急ぎの場合や即戦力を採用したい場合には、人材紹介会社を活用して外注することをおすすめします。

デザイナーを採用するなら、フリーランスデザイナーに特化したエージェントサービスのクロスデザイナーがおすすめです。デザイナーの人事制度の見直しや、評価項目や方法のアップデートのサポートも可能です。

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