はじめて外注する際のポイントとは?流れやメリットデメリットも解説 | フリーランスデザイナー・業務委託採用|クロスデザイナー

はじめて外注する際のポイントとは?流れやメリットデメリットも解説

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はじめて外注を依頼する際、どこに注意して依頼したらいいのか、依頼の流れはどうなっているのかなど、分からないことも多いでしょう。

「業務に繁閑の波があるため、外注をして効率よく業務を回したい」とお悩みの方はぜひ本記事を参考にしてください。外注する際の流れや失敗しないためのポイント、メリット・デメリットについて解説します。

外注とは?業務委託との違い

外注とは、「業務を外部へ発注すること」を意味する言葉です。自社の業務の一部、もしくはすべてを外部の企業やフリーランスに委託することを指します。外注時の委託形態の一つとして「業務委託」という言葉が使われるのが一般的です。

業務委託では、成果物や業務に対して報酬が発生します。企業と雇用契約を結んでいる会社員やアルバイトとは違い、業務委託では「企業=雇用主」という形ではなく、対等な関係としてやり取りをおこないます。

業務委託はスポットで依頼できる点を活かし、さまざまな専門的な業務において業務委託を活用する場面は増えています。

はじめて外注する際に決めておきたい事前準備項目

以下の4つを社内で決定してから外注に依頼しましょう。

  • 外注する目的
  • 必要なスキル
  • 予算・納期
  • 優先順位

1. 外注する目的

何のために外注をするのか、その目的をまずは決めましょう。

たとえば、専門性の高い仕事が突発的に発生したとき。短期間で業務を遂行しなくてはならなくなったが自社内の知見では時間がかかると判断した際は、外注を使った方が素早く成果が上がるでしょう。また、社内の人材がコア業務に集中でき、結果コスト削減につながるという利点もあります。

2. 必要なスキル

目的に沿って、必要なスキルを持った人材要件を決めていきます。

たとえば、Webサイト制作を外注するとき、企画から一緒に入ってくれるディレクタータイプが欲しいのか、Webデザインのみなのか、コーディングは必要なのかなど、どの業務を外注するかによって必要なスキルは異なります。

3. 予算・納期

外注費にどのくらいかけれるのか、予算も出しておきましょう。

必要なスキルがマッチしている人が何人かいた場合、外注費用が許容範囲かどうかも一つの判断基準になります。また、予算を伝えることはのちのちミスマッチを防ぐためにも大切です。

いつまでに欲しいのか、納期も明確にしておきましょう。短納期の場合、費用が割増になることもあります。お互いの認識違いを防ぐためにも、きちんと打ち合わせし、記録に残しておきましょう。

4. 優先順位

最終的に予算や必要なスキルなどで外注決定の判断を擦り合わせるために、優先順位の判断が必要になることもあります。

たとえば、以下の順番で決めておくことをすれば、いざというときに役立ちます。

  • 納期・スピード
  • 費用
  • 成果物のクオリティ

外注する4つのメリット

外注するメリットを4つ紹介します。

  • 専門性の高い技術や知識を活用できる
  • 社内人材がコア業務に専念できる
  • 人材育成のコストを抑えられる
  • 新たな視点を得られる

1. 専門性の高い技術や知識を活用できる

外注として活躍する人は企業に属さずとも案件が受注できるような専門性の高いスキルを持った人が多くいます。たとえば、Webデザイナーやエンジニアであれば大手制作会社にいたこともあり、高いスキルだけでなく提案力も兼ね揃えた人材も期待できます。

採用や派遣よりも、より専門性の高いスキルを持った人と出会える可能性は高くなり、プロジェクトで専門性の高い業務があった場合にすぐに任せられます。

2. 社内人材がコア業務に専念できる

外注を利用すれば、これまでその業務に時間をかけていた社内人材をコア業務に集中させることができます。必要な分だけを業務委託することで、業務の効率化にもつながります。

3. 人材育成のコストを抑えられる

外注を利用すれば、必要なスキルを持った人に委託できるため、自社での人材育成のコストを抑えることができます。

仮に社員で採用しようと思えば、専門スキルを持った優秀な人であればあるほど、企業として支払う給与は高くなるでしょう。また、優秀な人は中途採用市場に出てくることも少なく、採用コストも上がります。

外注を利用することで、採用といった手間のかかるプロセスやコストをすべてカットでき、必要なときに専門性の高いスキルを活かすことができます。また、人材教育のコストや離職リスクも抑えられることは、経営上大きなメリットと言えます。

4. 新たな視点を得られる

社内にいると視点や発想が固定されやすくなります。一方外注に依頼することで、第三者の視点で提案をしてくれます。社内では気づけなかったビジネスの穴への指摘や、新たな視点からの提案を期待できます。

外注する4つのデメリット

メリットだけでなく、もちろんデメリットもあります。

以下で紹介するデメリットを理解したうえで、外注するかどうかを検討しましょう。

  • 専門性が高いとコストが割高になる
  • 品質確保のマネジメントが必要
  • 自社の人材が育たない
  • 情報漏洩のリスクがある

1. 専門性が高いとコストが割高になる

外注の報酬は、スキルや専門性が高いほど割高な傾向にあります。社内で不足しているリソースなら必要業務としてやむを得ない反面、委託内容によっては、報酬が自社の採用・教育コストよりも高くなるおそれもあります。

ただし、委託範囲や業務内容を精査し、任せる範囲を限定することでコストを抑えることもできます。

2. 品質確保のマネジメントが必要

外注において、発注者側は直接細かい指示をすることはできません。そのため、業務の管理や成果物の質に問題が生じるおそれがあります。仕事の質は会社の評価にも関わるため、任せる範囲は慎重に精査しましょう。

質を落とさないためにも、契約時に業務の進め方や連絡方法などをしっかりすり合わせをしてルールを決めることがおすすめです。また、外注する前に、面談を行ったり、ポートフォリオを確認するなどしてミスマッチを防ぐことも重要です。

3. 自社の人材が育たない

外注の大きなメリットは、社内では専門性が高くて困難な業務を、高いクオリティで完成させられることにあります。しかし外注に頼りすぎると、社内に知見やノウハウが蓄積されず、優秀な人材が育ちにくくなるおそれも。すでにその業務に対するノウハウがあれば別ですが、知見やノウハウを蓄積させたい場合は、定期的にミーティングを開催して、情報の共有を図りましょう。

4. 情報漏洩のリスクがある

外注の場合、社内の情報を外部に共有する必要があるため、常に情報漏洩のリスクが伴います。最悪の場合、情報流出に伴う賠償責任などが生じるだけでなく、自社の業界での評判が落ちるリスクも否めません。

情報漏洩の対策方法として、委託前にNDA(秘密保持契約)を締結しましょう。NDAを結んでおけば、何が秘密情報に値するか明確に定義することができます。万が一情報漏洩があった際も責任の所在を明らかにすることが可能であり、有効な対策となりえます。

外注する際の流れ8ステップ

業務を外注する際は、以下の8ステップに沿って進めます。

  1. 外注する業務内容の明確化
  2. 納期や報酬など条件の設定
  3. 業務の依頼先の選定
  4. 業務委託契約や秘密保持契約の締結
  5. 作業内容の説明
  6. 作業の進捗管理
  7. 業務完了確認
  8. 報酬支払い手続き

1. 外注する業務内容の明確化

外注する業務の内容やタスクを明確化することで、外注先に求めるスキルや能力が明らかになり、人材の選定がしやすくなります。また、業務に関するコミュニケーションをスムーズに進めることができます。

2. 納期や報酬など条件の設定

納期や報酬なども明確に決めておくことで、後々のトラブルの防止につながります。特に報酬条件は、納期や業務内容を考慮して決めましょう。短納期であったり、高度なスキルが必要な場合は、報酬を高めに設定するなどの調整も大切です。

3. 業務の依頼先の選定

クラウドソーシングや人材サービスなどから掲載先を選び、募集の掲載を依頼します。

外注先によって業務のクオリティが左右されるため、応募者の中から人材を選定する際は、選考ポイントを押さえて判断するようにしましょう。事前に、スキルの評価項目や面接の質問項目などを設定し、採用する際の基準にしましょう。

4. 業務委託契約や秘密保持契約の締結

業務を依頼する人材を選定し、要件が合意に至ったら、業務委託契約と秘密保持契約を締結します。契約書には法的な規定や責任範囲だけでなく、業務の範囲や支払い条件、期日、秘密保持や知的財産権、損賠賠償などの項目を明記します。契約締結後は、法的な拘束力が発生するため、契約の遵守が求められます。

5. 作業内容の説明

契約の締結後、作業内容やタスクの説明を行います。業務開始後に依頼の追加や変更が発生したときは、速やかに連絡して報酬や納期などの条件の調整も行いましょう。

6. 作業の進捗管理

業務開始後は納期まで任せきりにせず、定期的に進捗を管理しましょう。過程を共有してもらい状況を把握することで、納品後の大幅な修正を回避したり、質の高い成果物をスピーディーに完成させたりすることができます。

外注先と事前に協議し、進捗確認の方法を決めておくことも重要です。連絡が取りやすい時間帯、定例会議への出席の有無なども決めておくことで、お互いストレスなく確認を行うことができます。

7. 業務完了確認

企業は納品報告を受けたら契約書通りの業務が行われたかの確認を行います。修正がある場合は、修正場所を明確に指示し、修正作業と再納品を依頼します。

8. 報酬支払い手続き

業務の完了後、契約書の支払い条件に沿って報酬の支払い手続きを行います。

はじめての外注で失敗しないための4つの注意ポイント

ここでは失敗しないための注意ポイントについて解説します。

  • 契約書を交わす
  • 仕事内容は細かく伝える
  • スキルだけでなく人柄にも着目する
  • 注意点はマニュアルにしてまとめておく

1. 契約書を交わす

契約内容に沿って業務が遂行されるため、契約書の内容には細心の注意を払うことが必要です。契約内容が曖昧だと、トラブルに繋がりやすくなります。

業務契約内容に記載すべき項目は多数あり、どれか一つ欠けても深刻なトラブルに発展する可能性があるため、丁寧に確認しましょう。

特に重要なのが、「責任の範囲」です。外注した際によく起こるのが、仕事を途中で放棄され連絡がつかなくなるということです。このような問題に対処するためにも、発注者・受注者ともに責任の範囲を明確にしてサインをもらうようにしましょう。

また、ケースによって契約内容が変わるため、一般的な契約書の内容をしっかりと押さえておくことも重要です。

以下にて、効率よく自社に最適化した契約書が作れる、4つの契約書のテンプレートをご案内しております。今後の契約書作成をより正確に、スムーズに進めることにお役立てください。


【ポイント解説付き】
業務委託に必要な4つの契約書テンプレート

xdesigner.jp

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2. 仕事内容は細かく伝える

外注で仕事を発注する場合は、仕事内容はできるだけ細かく伝えるようにしてください。マニュアルを渡すなど、社内ルールがある場合は必ず共有しましょう。

正確に伝わっていなければ、外注先は勘違いしたまま仕事を進めてしまいます。こちらの意図が正確に伝わっていなければ、成果物がまったく異なるものが仕上がってしまうケースも少なくはありません。

また、スキルの高い外注の場合、内容が曖昧な仕事は請けないという人もいるため、

仕事内容を細かく提示できないと、そもそもスキルの高い外注先に依頼することすらできなくなることも。効率よく外注するためにも、必ず抑えておきましょう。

3. スキルだけでなく人柄にも着目する

特にフリーランスの場合、スキルだけでなく人柄にも着目しましょう。

企業に外注する場合は平日9〜18時まで連絡が取りやすく、リーダーに伝えたらチームへ共有してもらえるため、仕事の進め方はある程度想像ができるでしょう。しかし、フリーランスの場合、会社という枷がないため、個人の人柄によって仕事への取り組み方が大きく変わります。

たとえば、 以下で判断することもできます。

  • 最後まで仕事をやりきってくれそうか
  • 時間や納期に対して几帳面か・挨拶など、ビジネスマナーがしっかりしているか
  • 自社の担当と相性が良さそうか

人柄のため、正解はありませんし、あくまで印象的な確認しかできません。「スキルは高いけど受け答えが微妙でコミュニケーションが難しい」など問題を感じた場合は、発注を避けた方が無難です。

4. 注意点はマニュアルにしてまとめておく

外注するなら、注意点はマニュアルにして用意しておきましょう。マニュアルがないと、外注が変わったり増えたりするたびに同じことを説明する手間が発生してしまいます。

マニュアルがあることで、同じ作業を複数人の外注に依頼したとしても、安定した品質の成果物が期待できます。

また、常にマニュアルをアップデートしておくことで、外注先にとってはやり直しの手間を、依頼側の企業にとっては確認の手間を減らすこともできます。

外注先の見つけ方

外注化をしたい場合、外注先は以下の2つの方法で見つけることができます。

  • クラウドソーシングサイト
  • エージェントサービス

1. クラウドソーシングサイト

クラウドソーシングサイトとは企業と個人がオンラインで直接受発注できるサービスです。さまざまなジャンルに対応したフリーランスが多数登録しており、ポートフォリオだけでなく、利用企業の口コミ評価や実績なども掲載されているため、信頼できる制作者を選択できる点がメリットです。

しかし、掲載期間が決まっているため、人材がマッチするかどうかは企業の募集時期とフリーランスの応募のタイミングによって左右されてしまいます。誰でも応募することができるため、スキルレベルが幅広く、人の選定に時間がかかる点がデメリットとして挙げられます。

2. エージェントサービス

フリーランスと企業の仲介をしてくれるのがエージェントサービスです。

エージェントの審査を通過した専門スキルの高い人が人材として登録しているため、エージェントに必要なスキルや稼働日数など条件を伝えれば、優秀な人材を代わりに探してくれます。企業にとっては採用の手間が少なくて済み、優秀な人材に出会いやすい点がメリットです。

また、採用後の契約書作成や締結などもエージェントが行ってくれるため、フリーランスへの外注が初めてで、社内にノウハウが蓄積されていない企業にはおすすめです。

デメリットはコストの高さです。成果報酬のケースが多いため、採用するまでコストはかかりませんが、他のサービスと比べて割高になります。費用に余裕があり、自社で探す時間がない場合に活用しましょう。

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本記事では、はじめて外注に依頼する方法について説明してきました。外注の選定は難しいものの、良い人材に巡り会えれば、業務を効率的に行えるだけでなく、高品質のものを短納期で納品してくれることも期待できるでしょう。

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西原 小晴
記事を書いた人
西原 小晴

セールスライター/コンテンツディレクター。合同会社ウォンバット。京都府立大学農学部卒。印刷会社・マーケティング会社・デザイン会社にて知見を深め、累計8億以上の売上をサポートする。化学・製造DX・Webデザイン・ライティング・マーケティング分野が専門。